バーチャルイベントを主催する責任は、もはや組織内のウェビナーの専門家だけにあるのではなくなりました。顧客、従業員、フォロワーとのつながりを維持するために、すべてのチームが独自のバーチャルイベントを開催することが必要になってきています。YCやYC企業でのバーチャルイベントの増加は、細部が重要であることを再認識させてくれました。視聴者が本当に価値のあるイベントと感じるためには、気が散るものを取り除き、障害に備えて過剰な準備をしなければなりません。ここでは、バーチャルイベントを開催する際の「やるべきこと」と「やってはいけないこと」をご紹介します。
やるべきこと
オープニングの段取りスライドを作成してください。
イベントの最初に2分かけて、イベントの段取りをカバーしましょう。つまり、話すトピックには関係ないけれど、聴衆にとって重要なことを話しましょう。聴衆が技術的な問題を抱えている場合は、どのように連絡を取ればよいかを確認します。また講演者に質問をするのに最適な方法と、その質問に答えるタイミングを伝えます。プレゼンテーションが録画されるかどうか、どのようにして録画を入手できるかを伝えてください。また、イベント中に使用するツールについても確認しておきましょう。
講演者との非公式なドライランを行います。
すべてのスピーカーと30分間のドライランを予定してください。アジェンダとイベントの流れを説明し、各スピーカーに自分のオーディオとビデオをテストしてもらい、誰がスライドの進行を制御するかを確認します。発表者に技術的な問題が発生した場合に何をすべきかを知っていることを確認してください。次の発表者に移りながら、同僚の電話番号を渡してトラブルシュートすることで戻ってこれるようにしたり、ネット接続の問題を避けるために、電話でのダイアルインをできるようにしておきましょう。
可能であれば、すべてのスライド プレゼンテーションを 1 か所で開き、画面の共有やでこぼこしたトランジションアニメーションを最小限に抑えるようにします。
イベントのためのユニークな背景を表示するようにスピーカーに依頼してください。
ビデオの背景に、彼らのユニークな収集品などを見ることは素晴らしいことです。なぜなら個人的なつながりを少しだけ得ることができるからです。しかし、聴衆が頭の後ろにある本のタイトルや、隅にあるおもちゃの集合体が何なのかを把握しようとすることに集中してしまうのは避けたいものです。散らかった部屋や明るい窓の前ではなく、何もない壁や面白いアートのある壁の前にスピーカーを配置してみてください。
カメラの位置について、スピーカーと協力してください。
最近ではウェブカメラは手に入りにくくなっているので、ほとんどのスピーカーはコンピュータに内蔵されたカメラを使うことになると思います。だからといって、スピーカーの鼻の穴の上の不恰好な景色を聴衆に見せなければならないというわけではありません。カメラが目の高さに来るように、スピーカーにノートパソコンの下に本を何冊か重ねるように頼んでみましょう。これは、聴衆とスピーカーの距離を縮めるためにも非常に重要なことです。
イベント中の技術的な質問に同僚に答えてもらうようにしましょう。
私たちがYCで経験したように、バーチャルイベント中にビデオプラットフォームに関連する技術者にインターフェイスとして協力してもらうことは、忙しい時期には難しいことです。自分のためにも、時間給を節約して、同僚に協力してもらうことをお勧めします。彼らは IT の専門家である必要はありません。例えば、視聴者が音声を聞くことができない、またはビデオを見ることができない場合はどうすればよいか（多くの場合、昔ながらの忠実な再起動が解決策となります）など、動画プラットフォームの担当者があなたと共有できる基本的な知識があればよいのです。最も重要なことは、聴衆の皆さんがイベント中に配慮をされていると感じていることです。
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やるべきでないこと
司会者不在はいけません。
もしあなたのイベントが対面で行われていたならば、イベントを通して観客を誘導するために司会者がいることは間違いありません。バーチャルになったからといって、それをキャンセルしてはいけません。登壇者を紹介したり、技術的な問題があるときに世間話をしたり、プレゼンテーションの間にエネルギーを維持したりする司会者は、イベントをより流動的で洗練された雰囲気にするために非常に重要です。
話者には、エネルギーを維持することを忘れないようにしましょう。
話者が作り出す対面でのエネルギーは、バーチャルでは再現できませんが、確実に近づけることができます。話者には、プレゼンテーションに可能な限りの個性を加えることをお勧めします。個人的な逸話、特に聴衆が共感できるようなユーモアのある話や苦労話を盛り込んでもらいましょう。
聴衆との対話をゼロにして100枚のスライドを発表するのはやめましょう。
バーチャルイベントに数人の話者と無限のスライドが含まれているだけでは、聴衆はマルチタスクを開始する可能性が高くなります。聴衆の関心を維持するために、講演者にはライブの投票や質問をプレゼンテーションに組み込むように依頼しましょう。インタラクティブなバーチャルイベントを促進するのに役立つツールは数多くあります。
ライブ投票の内容を、目の前のトピックに結びつけます。聴衆の注意を引きつけるだけでなく、聴衆から、あるいは聴衆についての追加データを得ることができます。
クロージングスライドの力を過小評価しないでください。
それはあまりにも多くの思考や時間を取る必要はありませんが、あなたは人々が理解するのを助けるために音声と視覚情報を与えていることに留意してください。フォローアップの質問のためのPOCと一緒に、あなたのスピーカーの名前とその連絡先情報が含まれているスライドでプレゼンテーションを完了します。また、あなたのメッセージを家に持ち帰ってもらうための、振り返りのスライドをいくつか含めることができます。
著者紹介
Lindsay Selvitelleは、YCのイベント担当ディレクターで、主にYCのスタートアップが厳選された投資家に向けてプレゼンテーションを行う象徴的な3日間のイベント、Demo Dayの運営を担当しています。YCに入社する前は、4年半にわたりMixpanelのマーケティングイベントチームを率いていました。Mixpanel以前は、テック、ホスピタリティ、ウェディングプランニングなどの異業種のイベントを8年間企画していました。
記事情報
この記事は原著者の許可を得て翻訳・公開するものです。
原文: YC’s Director of Events on Hosting a Virtual Event (2020)
