Isabelle Bicaciによるケーススタディー
2016年8月23日
1年半前に私がEventbriteに参加した時、私たちは海外の従業員に特化したオンボーディングプロセスを持っていませんでした。Eventbriteは従業員500人を超える大企業ですが、海外のチームはずっと小規模で、2人から40人の範囲内です。そしてオンボーディングはオフィスごとに大きく異なっていました。
海外の新入社員の中には、現地のオフィスに出社するとノートパソコンを渡され、ITのセッションを受けてから、一日中録画ビデオを見て過ごす人たちもいました。また、その場しのぎのチームレベルでのオンボーディングを受ける人たちもいました。それは会社の価値や、サンフランシスコ本社でのオンボーディングと足並みが揃った体験ではありませんでした。オンボーディングを3つのレベル（会社、チーム、役割）で振り返ってみると、Eventbriteの新入社員は会社全体の中での自分の位置を理解しないまま、役割レベルで放り出されていました。
わたしたちが一貫性を改善した方法の1つは、新入社員向けウェルカムレターを使ったものでした。運良く、一緒に働いていた管理者の1人が前職でウェルカムレターを送ったことがありました。彼がウェルカムレターテンプレートの各構成部分の文面を作るのを私も手伝い、期待感を生み出すと共に、必要な情報を提供する内容にしました。そしてそれを新入社員ごとにアレンジして、入社の前週にメールで送りました。新入社員にとってそれはまるで、管理者が多くの時間を割いて個人的なメールを準備したように見えました。管理者にとっては、新しいチームメンバーに必要な情報を与えるための、簡単で時間のかからない方法でした。
現在の現地でのオンボーディングプロセスには、本社の主要部署と一連の電話をすることも含まれています。例えば本社は、彼らが書類を正しく記入し、自分の手当を確実に理解できるようにします。また、特に個別の役割に固有のシステムに関して新入社員を訓練するためにも、電話を使います。私たちは離れた場所にいる新入社員に対し、質問してもらうために非常に熱心に取り組んでいます。彼らはオフィスにいる誰かのところに歩いて行って、「Salesforceはどうやって使うの？」とは質問できないからです。
海外の新入社員に対しては、本社のオンボーディング専門家とのテレビ電話での通話も行います。本社の新入社員が初日に見るのと同じプレゼンテーションも体験してもらいます。そのプレゼンテーションでは、会社の歴史、ミッション、ビジョン、会社に関する重要な統計データが強調されます。もし可能なら、遠隔地のオフィスにいる誰かを訓練して、このプレゼンテーションを直接行うのがベストです。
Eventbriteでは、時差を考慮して火曜日に海外の新入社員の研修を行います。新入社員に対してあらゆることを準備するのは、ITチームにとって大変な苦労です。時差のためオンボーディングの開始時間がサンフランシスコの午前3:00だったら、それはITチームにとって不必要なストレスとなります。火曜日に始めることで、サンフランシスコのチームが1日かけて全てのことを無理なく準備できるようにしています。
新入社員の中には、現地でのオンボーディングの後、数週間か数ヶ月以内に、本社で研修を受けるためサンフランシスコに呼ばれる人もいます。遠隔地の新入社員が研修のために本社に来る時、私たちは彼らの管理者と協力して、会っておくべき関係者について助言します。
また、ほとんどのランチの予定を組み、地元の友だちが作れるようにもします。もしサンフランシスコが初めてであれば、市内を案内することさえあります。そうしないと、誰も知らない外国のオフィスに顔を出すのは気後れするかもしれないからです。
著者紹介
アイデアから IPO、そしてそれを超えて、Sequoia は大胆な創業者たちが、伝説的な起業を作ることを助けます。
記事情報
この記事は原著者の許可を得て翻訳・公開するものです。
原文: The Strategic Value of Onboarding
